Contenuti degli adeguati assetti organizzativi
L’implementazione degli adeguati assetti organizzativi è richiesta dal novellato articolo 2086 del Codice Civile.
L’assetto organizzativo coerente con la gestione aziendale è un insieme di contenuti puntuali che vengono rappresentati con l’organigramma, il layout dei processi, il funzionigramma o una descrizione schematica dell’avanzamento dei principali processi, la stakeholder map.
Le tre categorie di micro e piccole imprese
Esistono tre situazioni/categorie per le micro e piccole imprese italiane che operano in forma societaria.
La prima categoria, numericamente più consistente, è rappresentata da soggetti che lavorano in squadra con responsabilità e che fanno riferimento alla consuetudine: tutti sanno che cosa devono fare, il lavoro procede generalmente bene, guida l’imprenditore in prima persona, nessuno sa però quali falle esistono né quanto siano migliorabili i processi; le responsabilità dei singoli non sono chiare ma esiste il motto “una soluzione si trova”.
Questo nella migliore delle ipotesi, quando cioè il clima aziendale è positivo e le persone sono effettivamente animate da un ottimo spirito collaborativo. In presenza di un clima non collaborativo il degrado può portare a negatività pericolose.
La seconda categoria comprende le aziende nelle quali una maggiore cultura d’impresa e qualche intervento formativo o consulenziale hanno lasciato il segno: esiste un organigramma di riferimento, i macro processi sono disegnati ma spesso non distribuiti gli interessati, si conoscono le responsabilità di ruolo perché riportate in dettaglio nelle lettere di assunzione: insomma un po’ di organizzazione c’è ma il problema sono l’aggiornamento e l’ottimizzazione (v. digitalizzazione dei processi).
La terza categoria è rappresentata da un numero limitato di imprese: sono quelle che, volenti o nolenti ma spinte da necessità contrattuale, hanno certificato “volontariamente” il loro sistema di gestione. Dunque, devono curare l’organizzazione (sostanza e formalizzazione) per rispondere alle verifiche periodiche da parte dell’ente di certificazione.
Dimostrare l’esistenza degli adeguati assetti organizzativi
Per tutte le imprese è adesso necessario dimostrare l’esistenza degli adeguati assetti organizzativi (articolo 2086 codice civile, v. pagina dove richiedere il test su assetti organizzativi, amministrativi e contabili) che sono sostanza e cioè la consapevolezza che una buona organizzazione, continuamente aggiornata, aiuta a resistere sul mercato – la ormai definita resilienza aziendale – ed è elemento essenziale per migliorare la redditività.
Come sempre accade si darà inizialmente importanza alla forma per poter attestare che l’azienda rispetta la normativa. E si vorrà farlo rapidamente e a ridotti costi consulenziali.
Implementazione degli adeguati assetti organizzativi
Ecco dunque la soluzione per l’implementazione degli adeguati assetti organizzativi, soluzione che proponiamo agli imprenditori ma anche ai Commercialisti affinché gli Studi professionali che non hanno queste competenze siano orientati a seguire e condividere l’evoluzione dei loro clienti ai quali potranno raccomandare di prediligere i contenuti dopo avere risolto l’esistenza della forma.
In sintesi:
a) partiamo da un breve colloquio telefonico o da una breve sessione in videoconferenza per comprendere lo stato attuale
b) disegniamo l’organigramma che condivideremo via web* fino alla stesura definitiva
c) con le interviste ai dipendenti raccoglieremo le informazioni e le descrizioni dei macro processi nelle schede apposite (aggiornamento: dal 4 dicembre 2023 con Activity Mapping)
d) realizziamo il layout dei macro processi che condivideremo via web fino alla redazione definitiva
e) proponiamo il funzionigramma che condivideremo via web fino alla conclusione di tale fase
f) se richiesta, realizziamo la stakeholder map che condivideremo via web fino alla redazione definitiva.
* Per le condivisioni con l’imprenditore e il suo Commercialista utilizziamo LucidChart
Di seguito offriamo il mantenimento nel tempo della documentazione sugli adeguati assetti organizzativi al fine di garantirne l’esistenza coerente con la gestione aziendale e con quanto prescrivono norme e giurisprudenza. Sarà cura dell’imprenditore, anche con il nostro supporto se richiesto, trasformarli in contenuti operativi per raggiungere gli obiettivi sopra descritti.