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Condominio digitale

Anche il condominio si appresta ad accogliere nuove modalità di gestione per rendere più semplici e rapide le relazioni tra chi amministra, proprietari, inquilini.
L’amministratore condominio può trarre grandi vantaggi dalle opportunità offerte dall’avvento del digitale fornendo servizi puntuali per i quali internet e le piattaforme cloud sono alleati indispensabili.
Maggiore qualità e maggiore numero di proprietà immobiliari amministrate sono un mix possibile, anzi inevitabile quando si ha piena conoscenza dei nuovi strumenti a disposizione.

Condominio digitale: gli strumenti

Il condominio digitale si realizza con alcuni semplici strumenti i cui costi sono ai minimi livelli per la loro diffusione sempre più ampia.
Ferma restando la scelta del gestionale che ogni amministratore condominio ha già effettuato, gli strumenti sotto illustrati sono indipendenti da tale scelta o, qualora sia necessario, possono essere resi portati a compatibilità.

Condominio digitale: casella PEC del condominio

L’uso della casella di posta elettronica certificata è già molto diffuso.
Già in uso da anni per imprese e professionisti, l’utilizzo si va diffondendo tra privati cittadini, associazioni e tutti gli operatori che eliminano l’uso delle raccomandate sostituendole con i messaggi di posta certificata.
Poiché il condominio deve gestire ripetutamente invii di documenti rispettando le norme civilistiche, la casella PEC  è strumento comune anche per la gestione del condominio.
Va rilevato però che spesso viene utilizzata la casella dell’Amministratore condominio in carica, modalità che si scontra con le norme del GDPR e con l’applicazione della fatturazione elettronica.
E’ pertanto consigliabile che ogni condominio abbia una propria casella di posta elettronica certificata, indipendentemente dal soggetto che lo amministra. E con la casella anche il servizio di conservazione sostitutiva automatica in quanto i messaggi pec sono documenti informatici.
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PEC posta certificata per ogni Condomino

La casella di posta elettronica certificata è necessaria per tutti i cittadini che vogliono stabilire il proprio domicilio digitale e determinare la cosiddetta cittadinanza digitale.
Si coniugano pertanto con la PEC la possibilità di interloquire su un unico canale con la Pubblica Amministrazione e di utilizzare lo stesso strumento in sostituzione delle raccomandate da inviare ad assicurazioni, banche, fornitori di gas acqua energia, professionisti, amministratore di condominio.
Tutte le comunicazioni che possono avere contenute legale sono cioè gestibili con la propria casella PEC senza perdite di tempo, spostamenti, costi di spedizione.
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Dominio e sito web per l’amministratore condominio

Per l’amministratore condominio o amministratore immobiliare il sito web pubblicato sul proprio dominio è uno strumento imprescindibile.
Necessariamente con layout responsive per essere navigato in modalità mobile, il sito è il biglietto da visita on line ed è il luogo dal quale iniziare la condivisione documentale.
L’assenza del sito web o la pubblicazione di un sito web di vecchia generazione depone sfavorevolmente sulla qualità del servizio e la nomina del nuovo amministratore condominio può dipendere anche da questa motivazione.
Un sito moderno, semplice, rapido da navigare, con l’inclusione della condivisione di documenti incrementa fortemente la possibilità di essere valutati come soggetto in linea con i tempi e con gli strumenti adeguati alla professione.
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Condominio digitale: la pagina Facebook

Facebook è piattaforma di condivisione per eccellenza. Può essere utilizzato dal condominio in forma libera, personale, eccentrica o tradizionale.
Può essere utilizzato per gli avvisi dell’amministratore di condominio e per la condivisione di informazioni generiche o sulla sicurezza personale e collettiva, per la comunicazione di eventi.
La scelta è tra gruppo aperto a tutti o gruppo chiuso al quale si possono iscrivere unicamente i Condomini del condominio.
Uno strumento che, una volta impostato, è gratuito e si rivela molto utile nella vita condominiale.
Alcuni esempi:
Condominio San Lorenzo – Roma          Condominio Lippi – Prato     
Condominio via De Gasperi (gruppo chiuso)          Condominio via Aretina (gruppo chiuso)

Condominio digitale: condivisione documenti

La disponibilità online di rendiconti annuali e bilanci preventivi, fatture fornitori, estratti conto bancari è una modalità che fa comprendere la trasparenza con la quale l’amministratore condominiale intende gestire gli immobili che gli vengono affidati.
Per l’amministratore condominio si aggiunge un altro elemento di grande utilità: il Condomino che voglia effettuare una verifica sui documenti potrà farlo senza raggiungere lo Studio  e senza interferire nelle attività segretariali; i documenti sono sempre a disposizione in qualunque orario.
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Conservazione digitale sostitutiva

Sebbene il condominio non sia soggetto passivo d’imposta, occorre comunque conservare le fatture per un periodo di dieci anni.
Poiché è prossimo l’obbligo della fatturazione elettronica B2B, ricevendo documenti informatici occorrerà – salvo deroga – procedere  alla loro conservazione sostitutiva, unica modalità ammessa per tali documenti.
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Condominio e Privacy Regolamento europeo GDPR

Il 25 Maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento europeo sulla difesa dei dati personali GDPR 2016/679.
Rilevanti sono le novità rispetto al Codice sul trattamento dei dati personali precedentemente in vigore.
E’ rilevante l’impatto sulla gestione dei dati personali che riguardano il condominio, Titolare del trattamento che deve nominare l’amministratore come Responsabile esterno del trattamento; questi deve fornire le garanzie di conformità alla nuova normativa.
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