Condominio digitale

Condominio digitale

Anche il condominio si appresta ad accogliere nuove modalità di gestione per rendere più semplici e rapide le relazioni tra chi amministra, proprietari, inquilini.
L’amministratore condominio può trarre grandi vantaggi dalle opportunità offerte dall’avvento del digitale fornendo servizi puntuali per i quali internet e le piattaforme cloud sono alleati indispensabili.
Maggiore qualità e maggiore numero di proprietà immobiliari amministrate sono un mix possibile, anzi inevitabile quando si ha piena conoscenza dei nuovi strumenti a disposizione.

 Condominio digitale: Strumenti e Supporto organizzativo

Il condominio digitale si realizza con alcuni semplici strumenti i cui costi sono sempre più accessibili in quanto la loro diffusione è sempre più ampia.
Gli strumenti sotto illustrati sono indipendenti dalla scelta del gestione contabile che ogni amministratore ha già effettuato; se necessario si possono studiare le compatibilità.
Per gli Studi che vogliono implementarli possiamo offrire il nostro supporto che porta a regime rapidamente il cambiamento che frequentemente consente la riduzione di costi ricorrenti.

+ Organizzazione + Efficienza + Rapidità + Qualità >>>>> diventa Condominio digitale

Siamo un partner
per l’Amministratore  di condominio
che deve passare al digitale
per essere al passo coi tempi.

Forniamo soluzioni,
garantiamo supporto qualificato
e collaboriamo al successo dello Studio.

Gli Amminstratori per i quali lavoriamo
hanno a disposizione un’area riservata
con documentazione, esempi, video.

assemblea condominio online

Condominio digitale: Assemblea condominio online

Necessità durante una pandemia, come da risposta nelle FAQ del Governo: Si possono fare riunioni condominiali in presenza?
Sì. È fortemente consigliato svolgere la riunione dell’assemblea in modalità a distanza. Laddove ciò non sia possibile, per lo svolgimento in presenza occorre rispettare le disposizioni in materia di distanziamento sociale e uso dei dispositivi di protezione individuale.”

La legge 14 Ottobre 2020, n. 126 (ex Decreto “Agosto”) e le successive modifiche e integrazioni (conversione con emendamento del Decreto 125/2020*) sul previgente articolo 66 disposizioni attuative Codice civile prevedono la possibilità di convocare l’assemblea di condominio in modalità di videoconferenza.

Forniamo gli strumenti per:
– richiedere il preventivo consenso dei Condomini (a maggioranza, secondo la Legge 27 novembre 2020, n. 159*) con modulo predefinito e parere espresso con elementi probatori, tutto senza carta e movimento delle persone
– costituire e svolgere l’assemblea completamente online o in forma ibrida (teleassemblea e presenza fisica di alcuni Condomini)
– redigere il verbale dell’assemblea con firma a distanza del Presidente e del Segretario (se sprovvisti della propria firma digitale).

La videoconferenza o teleassemblea alla quale devono poter partecipare anche un numero elevato di persone é una modalità irrinunciabile per l’Amministratore di condominio. Trovarsi impreparati in questo frangente può essere penalizzante da un punto di vista professionale.
Assemblea di condominio online, primi commenti>>>>>
Approfondimento su condominiodigitale.com>>>>>
Articolo Il Sole 24 Ore 13 Dicembre 2020>>>>>
Articolo Il Sole 24 Ore 16 Dicembre 2020>>>>>
Articolo Il Sole 24 Ore del 17 Gennaio 2021 “La teleassemblea è l’unica soluzione razionale”>>>>>

*Legge 27 novembre n. 159 Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 7 ottobre 2020, n.125.
Art. 5 -bis (Disposizioni in materia di assemblee condominiali) – 1. All’articolo 66, sesto comma, ………..le parole: “di tutti i condomini” sono sostituite dalle seguenti: “della maggioranza dei condomini”
Gazzetta Ufficiale 3 dicembre 2020

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“Assemblee condominiali online – Strumenti per lo Studio e per i Condomini”

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Condominio digitale = semplificazione e riduzione costi

Condominio digitale: casella PEC del condominio

L’uso della casella di posta elettronica certificata è già molto diffuso.
Già in uso da anni per imprese e professionisti, l’utilizzo si va diffondendo tra privati cittadini, associazioni e tutti gli operatori che eliminano l’uso delle raccomandate sostituendole con i messaggi di posta certificata.
Poiché il condominio deve gestire ripetutamente invii di documenti rispettando le norme civilistiche, la casella PEC  è strumento comune anche per la gestione del condominio.
Va rilevato però che spesso viene utilizzata la casella dell’Amministratore condominio in carica, modalità che si scontra con le norme del GDPR e con l’applicazione della fatturazione elettronica.
E’ pertanto consigliabile che ogni condominio abbia una propria casella di posta elettronica certificata, indipendentemente dal soggetto che lo amministra. E con la casella anche il servizio di conservazione sostitutiva automatica in quanto i messaggi pec sono documenti informatici.
Quanto sopra anche in relazione al Proveddimento 511 del Garante Privacy in accordo con l’Agenzia delle Entrate.
Approfondimenti>>>>>
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PEC posta certificata per ogni Condomino

La casella di posta elettronica certificata è necessaria per tutti i cittadini che vogliono stabilire il proprio domicilio digitale e determinare la cosiddetta cittadinanza digitale.
Si coniugano pertanto con la PEC la possibilità di interloquire su un unico canale con la Pubblica Amministrazione e di utilizzare lo stesso strumento in sostituzione delle raccomandate da inviare ad assicurazioni, banche, fornitori di gas acqua energia, professionisti, amministratore di condominio.
Tutte le comunicazioni che possono avere contenute legale sono cioè gestibili con la propria casella PEC senza perdite di tempo, spostamenti, costi di spedizione.
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Firma digitale

Con l’assemblea online, ma anche con l’assemblea ibrida e con l’assemblea di presenza, diventa sempre più diffuso l’uso della firma digitale per l’apposizione della firma di presidente e segretario sul verbale di assemblea quando abbia la forma di un documento informatico stilato in Word e definitivamente redatto in Pdf.
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Firma elettronica

La firma elettronica è lo strumento che consente l’apposizione a distanza di firma sui documenti informatici. L’utilizzo avviene su una piattaforma web che è un nuovo strumento per l’amministratore condominiale che vi opererà per quanti condomini o documenti vorrà.
Nella gestione condominiale una piattforma di firma elettronica può essere utile (o necessaria in presenza di pandemia) per:
– l’ottenimento del preventivo consenso da parte dei Condomini per lo svolgimento delle assemblee online, così come stabilito dall’attuale versione dell’art. 66 delle disposizioni attuative del Codice Civile
– l’apposizione di firma a distanza sui verbali dell’assemblea da parte del presidente e del segretario quando questi non abbiano una propria firma digitale.
Per provare e acquistare la firma elettronica a distanza>>>>>

Dominio e sito web per l’amministratore condominio

Per l’amministratore condominio o amministratore immobiliare il sito web pubblicato sul proprio dominio è uno strumento imprescindibile.
Necessariamente con layout responsive per essere navigato in modalità mobile, il sito è il biglietto da visita on line ed è il luogo dal quale iniziare la condivisione documentale.
L’assenza del sito web o la pubblicazione di un sito web di vecchia generazione depone sfavorevolmente sulla qualità del servizio e la nomina del nuovo amministratore condominio può dipendere anche da questa motivazione.
Un sito moderno, semplice, rapido da navigare, con l’inclusione della condivisione di documenti incrementa fortemente la possibilità di essere valutati come soggetto in linea con i tempi e con gli strumenti adeguati alla professione.
Per acquistare il sito web per professionisti>>>>>

Condominio digitale: condivisione documenti

La disponibilità online di rendiconti annuali e bilanci preventivi, fatture fornitori, estratti conto bancari è una modalità che fa comprendere la trasparenza con la quale l’amministratore condominiale intende gestire gli immobili che gli vengono affidati.
Per l’amministratore condominio si aggiunge un altro elemento di grande utilità: il Condomino che voglia effettuare una verifica sui documenti potrà farlo senza raggiungere lo Studio  e senza interferire nelle attività segretariali; i documenti sono sempre a disposizione in qualunque orario.
Approfondimenti su condivisione documenti>>>>>

Conservazione digitale sostitutiva

Sebbene il condominio non sia soggetto passivo d’imposta, occorre comunque conservare le fatture per un periodo di dieci anni.
Poiché è prossimo l’obbligo della fatturazione elettronica B2B se il condominio deciderà di ricevere fatture elettroniche dai propri fornitori occorrerà procedere  alla loro conservazione sostitutiva, unica modalità ammessa per i documenti informatici.
Approfondimenti sulla conservazione digitale sostitutiva>>>>> 

Chiarimenti Agenzia Entrate su fattura elettronica indirizzata al condominio (facoltà)>>>>>

Condominio e Privacy Regolamento europeo GDPR

Il 25 Maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento europeo sulla difesa dei dati personali GDPR 2016/679.
Rilevanti sono le novità rispetto al Codice sul trattamento dei dati personali precedentemente in vigore.
E’ rilevante l’impatto sulla gestione dei dati personali che riguardano il condominio, Titolare del trattamento che deve nominare l’amministratore come Responsabile esterno del trattamento; questi deve fornire le garanzie di conformità alla nuova normativa.
Approfondimenti su consulenza Privacy GDPR>>>>>
Condominio e Privacy Regolamento europeo GDPR>>>>>
Aggiornamento 2020 Garante Privacy trattamento dati personali>>>>>

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