.

.

.

.

 

Sicurezza informatica

Per scegliere in modo oculato il servizio di conservazione digitale sostitutiva occorre fare riferimento a due elementi essenziali: la sicurezza degli apparati e la possibilità di usufruire di consulenza organizzativa.

In materia di sicurezza è utile fare riferimento all’elenco dei conservatori accreditati presso AgID – Agenzia per l’Italia Digitale.

Piattaforma web

Per la piattaforma web siamo partner di Aruba PEC S.p.A. che mette a disposizione la propria consolidata esperienza nell’outsorcing del servizio di conservazione, liberando il Cliente da obblighi e complessità che possono rappresentare barriere all’accesso soprattutto per le organizzazioni meno strutturate.
Manuale conservazione Aruba PEC S.p.A.
Condizioni generali contratto vers 2.3
Aruba Policy

Consulenza organizzativa

Alla disponibilità degli strumenti per la conservazione sostitutiva affianchiamo la consulenza e l’assistenza per la realizzazione del progetto che spesso comprende la revisione dei processi.
Mettiamo a disposizione il nostro know-how sui processi di supporto e sulle procedure per ottenere i grandi benefici derivanti dalla gestione dei documenti digitali. 
Documento Fatturazione attiva digitale

Costi e richiesta preventivo

Le soluzioni proposte sono di tipo cloud, accessibili da qualunque postazione internet con login e password.

La nostra società di consulenza esegue le seguenti attività:
1.- la rilevazione delle esigenze con l’accertamento di rispondenza alle norme di legge
2.- la distinzione e la differente operatività, nonché i relativi vantaggi, tra la conservazione digitale e la conservazione digitale sostitutiva
3.- la rilevazione dei processi che generano la documentazione, allo scopo di valutare quali siano le possibili variazioni che apportano vantaggi organizzativi ed economici al richiedente (di norma questa fase è il punto su cui focalizzare l’attenzione e per la sua complessità richiede un atteggiamento progettuale)
4.- la predisposizione dei moduli contrattuali
5.- l’attivazione e la configurazione del sistema
6.- la formazione degli utenti e la redazione di documentazione con la descrizione delle attività da compiere con l’obiettivo di facilitare e rendere autonomo il Cliente nel proprio lavoro.

Al termine della breve analisi è possibile determinare il preventivo economico che può configurare soluzioni di semplicissima applicazione o modalità più complesse ed organiche. L’obiettivo è condividere con il Cliente il successo della scelta.

Richiesta preventivo conservazione sostitutiva
Invio

Nella gestione ordinaria successiva all’attivazione, la relazione con il Cliente ha i seguenti contenuti:
7.- l’assistenza ordinaria telefonica e via mail
8.- la segnalazione delle novità in materia di conservazione sostitutiva
9.- l’indicazione di opportunità derivanti dalla disponibilità del sistema di conservazione
10.- l’indicazione di novità tecnologiche che possono apportare vantaggi competitivi al Cliente.

Il canone annuo parte da Euro 120,00+IVA ed è commisurato alle soluzioni acquistate.

Norme sulla conservazione sostitutiva

Per la conservazione digitale sostituiva dei documenti fiscali e civilistici la normativa italiana è consolidata e chiara.
In particolare occorre fare riferimento a:
Risoluzione 96/E del 21 luglio 2017 Agenzia delle Entrate interpello su gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi
–  Risoluzione 46/E del 10 aprile 2017 Agenzia delle Entrate interpello su modalità di conservazione di documenti analogici e documenti informatici del ciclo passivo. Conferma dei tempi per la conservazione sostitutiva in presenza di scadenza differenziate delle dichiarazioni IVA e redditi.
Risoluzione 81/E del 25 settembre 2015 Agenzia delle Entrate “Comunicazione del  luogo di  conservazione  in modalità  elettronica  dei documenti rilevanti ai fini tributari”.
Il contribuente non è tenuto alla comunicazione mediante modello AA9/11.
Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto” pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 Giugno 2014
Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18E del 24 giugno 2014 “IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione” – Semplificazioni sulla fatturazione attiva con gestionali.
DPCM del 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 59 del 13 Marzo 2014.

Attivare la conservazione sostitutiva su altri documenti

PEC – posta elettronica certificata
E’ il modo più semplice per prendere confidenza con la conservazione sostitutiva allo scopo di ottemperare agli obblighi civilistici e fiscali in materia di corrispondenza
Fatturazione elettronica PA 
E’ obbligo di legge il passaggio alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione; una soluzione rapida, semplice, efficace, a costi ridotti.