PEC Vademecum
Il Consiglio Nazione dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha pubblicato il 14 dicembre 2016 il “Vademecum sull’utilizzo della PEC” che illustra e commenta quanto è necessario conoscere sull’uso della posta elettronica certificata che è diventata uno strumento di elevata utilità.
Per una rapida lettura, ma soprattutto per focalizzare gli aspetti più rilevanti, il vademecum si conclude con un decalogo per i professionisti e per le imprese.
Decalogo – 10 semplici regole da tenere a mente per un utilizzo consapevole della PEC
(dal vademecum redatto dal Consiglio Nazione dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili – dicembre 2016)
1) Accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”
2) Ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore
3) Verificare sempre che la propria casella PEC sia capiente
4) Non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, abitualmente pari a 30 Megabyte complessivi
5) Non è consentito indicare al Registro delle Imprese indirizzi PEC diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (es: non è possibile comunicare un proprio indirizzo in qualità di commercialista di fiducia come domicilio digitale di un’impresa; non è possibile altresì indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società)
6) Sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via PEC alla Pubblica Amministrazione. In generale, gli allegati che necessitano di firma devono essere sottoscritti con fira digitale in quanto la PEC è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti.
7) Allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite PEC:
a) la stampa dell’atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato
b) le ricevute di accettazione e consegna completa della PEC
c) il certificato di firma digitale del notificante
d) il certificato di firma del gestore di PEC
8) Adottare sistemi di conservazione a norma delle PEC e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare:
a) per le PEC inviate: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml” contenete il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto,data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio)
b) per le PEC ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml”
9) Ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le PEC con allegati sottoscritti con firma digitale: solo così è possibile mantenere il valore legale di scrittura provata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (questo ultimo, di norma, non ha durata superiore a tre anni)
10) Comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo PEC all’ordine di appartenza: tutte la PA, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo INI-PEC del professionista.
Nota: altrettanto dicasi per le imprese.
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