Dipendenti e produttività
I dipendenti sono la risorsa aziendale più preziosa. Se li tratti bene, saranno laboriosi e leali.
I manager e gli imprenditori spesso si chiedono come migliorare la produttività dei dipendenti, e per una buona ragione. Secondo Gallup , le aziende che possono raddoppiare il numero di “dipendenti impegnati” ottengono un fatturato superiore del 147% rispetto ai loro concorrenti. Allo stesso modo, Forbes ha riferito che i dipendenti che sono coinvolti con la loro azienda hanno il 27% in più di probabilità di ottenere valutazioni delle prestazioni “eccellenti”.
Quindi, come puoi migliorare la produttività sul posto di lavoro?
1. Dai ai tuoi dipendenti gli strumenti giusti
Questo è un gioco da ragazzi. Se i tuoi dipendenti non sono dotati degli strumenti di produttività giusti, non funzioneranno in modo efficiente.
Gli strumenti di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno rientrano sostanzialmente in tre categorie:
• Strumenti di collaborazione e produttività
• Strumenti di comunicazione
• Strumenti di monitoraggio del tempo
Gli strumenti di collaborazione e produttività aiutano i tuoi dipendenti a lavorare insieme in modo efficiente, indipendentemente dal fatto che si trovino o meno nello stesso luogo. Possono rendere il lavoro di squadra più efficiente e i progetti funzionano senza intoppi. Questa categoria include strumenti di gestione delle attività come MeisterTask, Trello e Asana , nonché strumenti per la creazione di contenuti insieme, come G Suite e MindMeister .
Gli strumenti di comunicazione aiutano il tuo team a rimanere in contatto tra loro, con i clienti e con gli stakeholder esterni. Esempi comuni includono e-mail , WhatsApp e Slack.
Infine gli strumenti di monitoraggio del tempo consentono a te e ai tuoi dipendenti di tenere traccia di quanto tempo viene dedicato a ciascuna attività. Questo mostrerà cosa potrebbe essere reso più efficiente e quali dipendenti potrebbero migliorare le loro performance.
ZoomShift è un esempio di strumento di monitoraggio del tempo. Puoi anche monitorare lo stato di avanzamento del progetto e le tempistiche, assicurandoti che tutto sia in linea con i diagrammi di Gantt.
Gli utenti di MeisterTask Business possono utilizzare la funzione Timeline in stile Gantt per tenere traccia del carico di lavoro e garantire che i progetti vengano rispettati nei tempi previsti. Scopri di più in questo post sul blog.
2. Sbarazzati degli assassini della motivazione
Motivazione e produttività sono strettamente intrecciate. Il motivo è semplice: i dipendenti motivati sono più produttivi. Pertanto, se vuoi che i tuoi dipendenti siano il più produttivi possibile, devi motivarli ed eliminare i “killer della motivazione”.
In primo luogo, dovrai identificare i killer della motivazione della tua azienda. Alcuni dei colpevoli più comuni sono:
• Dipendenti negativi che abbattono tutti
• Stress dovuto al superlavoro o alla mancanza di supporto
• Mancanza di opportunità di sviluppo professionale
• La noia
• Sentirsi sottovalutati
Una volta identificati i problemi, puoi iniziare a mettere in atto i passaggi per mitigarli. Se qualcuno è molto negativo e sta abbattendo i suoi colleghi, puoi andare a fondo di ciò che lo infastidisce e offrire supporto? Potete assicurarvi di riconoscere adeguatamente le buone prestazioni e premiare i dipendenti che fanno bene?
3. Non microgestire
La tentazione di microgestire può essere schiacciante. La microgestione influisce negativamente sulla produttività. Stressa le persone e le fa sentire come se non ti fidi di loro. La microgestione ha anche il potenziale per rallentare le cose: è difficile per i tuoi dipendenti essere efficienti se devi ricontrollare tutto ciò che fanno.
Ovviamente, devi supervisionare i progetti ed essere disponibile se il tuo team ha bisogno di te. In altre parole, devi trovare l’equilibrio tra essere un manager pratico e fare un passo indietro e fidarti della tua squadra.
Se sei incline alla microgestione, prova questi suggerimenti per risolvere il problema:
• Assumi persone di cui ti fidi delle capacità, del giudizio e della professionalità.
• Fornire istruzioni chiare e facili da seguire.
• Pianifica check-in regolari.
• Lascia andare il perfezionismo. A volte “abbastanza buono” è abbastanza buono.
Parla anche con i tuoi dipendenti di come preferiscono essere gestiti. Alle persone piacciono diverse quantità di supervisione nel loro lavoro.
4. Ottieni di più dalle riunioni
Conosciamo tutti il fenomeno della riunione di due ore che avrebbe dovuto essere un’e-mail. Le riunioni inutili fanno perdere più tempo sul posto di lavoro che in qualsiasi altra cosa. Pertanto, limitarsi a ridurre le riunioni può aumentare notevolmente la produttività.
Prima di organizzare una riunione, chiediti se potresti veicolare le stesse informazioni in un’e-mail, una telefonata, una breve chat video o utilizzando uno degli strumenti di collaborazione menzionati sopra.
Quando tieni riunioni, crea un’agenda e attieniti ad essa. Rispettare il tempo di tutti seguendo l’agenda e iniziare e finire in orario ridurrà notevolmente le perdite di tempo. Assicurati di avere il tempo per la discussione e le domande in modo che tutti abbiano la possibilità di far sentire la propria voce.
5. Mitiga le distrazioni
Tutti a volte si distraggono: questa è la natura umana. Ma se le distrazioni incidono seriamente sulla produttività sul posto di lavoro, questo è un problema. Uno studio di CareerBuilder ha rilevato che, secondo il 52% dei manager, i telefoni cellulari erano il più grande killer della produttività lavorativa. Internet, i pettegolezzi inattivi dell’ufficio e i social media sono seguiti da vicino.
Se distrazioni come questa intaccano la produttività, puoi adottare misure per mitigarle. Ad esempio, puoi richiedere che i telefoni cellulari siano tenuti in modalità “silenziosa” in ufficio o che le conversazioni non lavorative di oltre un paio di minuti siano confinate nella sala pausa.
Fai attenzione, però: essere troppo draconico danneggerà la motivazione e farà sentire i tuoi dipendenti che vengono trattati come bambini. Il trucco è creare linee guida sensate ed eque, non eliminare ogni possibile distrazione.
I lavoratori in lavoro agile dovrebbero anche adottare misure per mitigare le distrazioni. Le possibili strategie includono non utilizzare account di social media sui dispositivi di lavoro, utilizzare app che bloccano i siti Web che fanno schifo e lavorare in una stanza con una porta chiusa per ridurre al minimo le interruzioni dalla famiglia.
Ma ricorda di essere realistico, stiamo vivendo in tempi insoliti e molte persone hanno responsabilità extra come l’istruzione a casa o la cura a tempo pieno dei membri della famiglia.
6. Incoraggia il benessere
Tutti sono più felici e più produttivi quando la loro salute fisica e mentale è ben curata. Pertanto, vale la pena sostenere iniziative per il benessere sul posto di lavoro.
Ecco alcuni modi in cui puoi farlo come imprenditore o capo:
• Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano una solida copertura assicurativa sanitaria.
• Fornire un programma di assistenza ai dipendenti, in cui chiunque sia in difficoltà può ottenere un supporto confidenziale.
• Fornire sconti sugli abbonamenti in palestra o sui programmi di fitness.
• Fornisci spuntini sani come la frutta nella sala pausa.
• Collabora con ristoranti locali che servono pasti sani per offrire sconti al tuo personale.
• Offri scrivanie regolabili in altezza in modo che i dipendenti possano passare dal lavoro in piedi a quello seduto.
• Assicurati che tutti abbiano un tempo libero adeguato e che siano in grado di staccare completamente la spina dal lavoro.
Molte di queste strategie sono applicabili anche ai lavoratori a distanza e il benessere è particolarmente importante. Se i tuoi dipendenti lavorano da casa, che ne dici di offrire loro uno sconto o un abbonamento gratuito a programmi di allenamento online a casa? Potresti anche fornire supporto finanziario per garantire che tutti abbiano l’attrezzatura di cui hanno bisogno, come una scrivania adatta e una sedia da ufficio ergonomica.
Prendersi cura della salute dei propri dipendenti non riguarda la microgestione di ciò che mangiano o di come si esercitano, ovviamente. Invece, si tratta di fare la tua parte come datore di lavoro per garantire che le scelte sane siano disponibili, accessibili e convenienti.
Come migliorare la produttività sul posto di lavoro
Se vuoi far crescere la tua attività, devi massimizzare la produttività del tuo team. Una maggiore produttività significa meno stress, maggiori entrate e un ambiente di lavoro più felice per tutti.
In sintesi, ecco le sei regole d’oro per la massima produttività:
1. Assicurati che tutti abbiano gli strumenti di cui hanno bisogno.
2. Scopri quali sono i killer della motivazione della tua squadra e rimuovili o mitigali.
3. Resisti alla tentazione di microgestire.
4. Conduci solo riunioni veramente essenziali.
5. Adotta misure per ridurre al minimo le distrazioni.
6. Incoraggia e supporta i tuoi dipendenti nel prendersi cura della loro salute.
L’aumento della produttività non avverrà dall’oggi al domani. Ma se esegui tutti questi passaggi, inizierai a vedere modifiche incrementali che si sommano a molto di più da fare. Sostieni i tuoi dipendenti e loro ti restituiranno dieci volte più fedeltà e produttività.
Questo articolo è la traduzione di un contributo pubblicato da Matt Diggity