Condominio Privacy Regolamento europeo
L’implementazione della normativa Privacy GDPR è un’occasione per la rivisitazione dei processi che sono pervasi dai dati personali. Vale per le imprese e per gli enti, vale anche per il condominio che è soggetto autonomo, ancorché privo di personalità giuridica, sia sotto il profilo fiscale che in materia di trattamento dei dati personali.
Condominio titolare trattamento dati personali
Anche con il Regolamento europeo GDPR 2016/679 il condominio, che deve ovviamente implementare le novità, risulta essere il titolare del trattamento dei dati personali con la figura dell’amministratore condominiale, persona fisica o giuridica, che assume la qualifica di responsabile esterno del trattamento dei dati personali.
L’amministratore di condominio assumerà tale ruolo, in funzione della carica ricoperta, mediante specifica nomina da parte dell’assemblea che potrà deliberare anche relativamente alla possibilità che l’amministratore a sua volta utilizzi strumenti che implicano ulteriori nomine di responsabili del trattamento dei dati personali (esempio: gestione dati personali in ambito cloud).
Oggi spesso si verifica il caso dell’amministratore che è anche titolare del trattamento in quanto i dati personali dei singoli condomini proprietari vengono trattati in modo diretto. Gli esempi più rilevanti sono riferiti alla gestione delle comunicazioni, ad esempio le rubriche telefoniche presenti nello Studio o la corrispondenza che diventa sempre più digitale (mail ordinarie e posta elettronica certificata).
È su questa area che va compiuta una modifica di processo allo scopo di allinearne le modalità agli altri processi esistenti, quali la tenuta della contabilità, la gestione dei registri obbligatori, l’archiviazione digitale o cartacea dei documenti intestati al condominio.
Mail e PEC sono documenti informatici
È comune usanza per gli amministratori utilizzare il proprio indirizzo mail o PEC per gestire relazioni che interessano più condomini con tali canali di comunicazione, con ciò determinando che i documenti informatici prodotti appartengono alla sfera propria (cioè dello Studio) dei dati personali trattati e non a quella del condominio interessato.
Ci si deve chiedere però che cosa accade quando il mandato ricevuto dall’assemblea scada o venga revocato. Come farà l’amministratore a restituire i documenti informatici (mail e PEC) di pertinenza del condominio con i relativi dati personali che li accompagnano?
Mail e PEC intestati a ogni Condominio
La soluzione è tutto sommato semplice. Come ogni condominio ha il proprio libro dei verbali di assemblea o i propri faldoni con la documentazione cartacea di ogni genere (almeno fin tanto che molta di questa non sarà sostituita da altrettanti documenti informatici) e tali documenti vengono restituiti al condominio o direttamente consegnati al nuovo amministratore, altrettanto occorrerà fare con gli archivi mail e PEC che dovranno risiedere su un apposito spazio web (webmail) intestato al condominio.
Pertanto deve essere cura di ogni amministratore acquisire un indirizzo mail e un indirizzo pec intestato a ciascun condominio amministrato con le relative webmail, luogo deputato a riceverne e spedirne la corrispondenza. Lo spazio e la corrispondenza residente passeranno dal vecchio al nuovo amministratore con il semplice passaggio delle credenziali di accesso, modalità che garantisce il mantenimento delle peculiarità di documenti informatici.
Con questa soluzione sarà semplificata e totalmente a norma la gestione dei dati personali.
Infatti il proprietario che dovesse vendere il proprio appartamento potrà chiedere, secondo la normativa privacy e se non vi sono sospesi, la cancellazione dei dati che lo riguardano rivolgendosi, come è ovvio che sia, solo al condominio – via amministratore protempore -, richiedendo la cancellazione di indirizzi mail e pec personali e dei loro contenuti, fatti salvi i principi della normativa civilistica.
Controllo mail e PEC da parte dell’Amministratore
Qualcuno obietterà sul decentramento eccessivo dei messaggi; la soluzione sta nella notifica di messaggio pervenuto inviato automaticamente alla mail dell’amministratore o nell’uso di semplici sistemi web per il controllo in tempo reale dei movimenti sulle caselle attive e da gestire.
Una seconda obiezione può essere riferita ai costi che sono di una decina di Euro/anno per condominio, da bilanciare però con il maggior ordine, la gestione corretta e coerente, il rispetto delle normative.
Consulenza Privacy Regolamento europeo GDPR 2016/679
PEC per l’amministrazione di condominio
PEC per il Condomino